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Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Wer kennt das nicht: Am Anfang eines Arbeitstages nehmen Sie sich allerhand Aufgaben vor, am Ende des Tages ist jedoch vieles davon liegengeblieben. E-Mails, Internet, unnötige Meetings und andere Zeitfresser rauben wertvolle Arbeitszeit. Im Folgenden finden Sie ein paar Tipps, wie Sie durch effizientes Zeitmanagement Ihre Aufgaben sinnvoll strukturieren können.

Zeitfresser erkennen und eliminieren

Potentielle Zeitfresser erkennen Sie, indem Sie sich über einen längeren Zeitraum hinweg analysieren und beobachten. Wie oft checken Sie Ihre E-Mails und surfen im Internet? Führen Sie sinnlose und zu lange Gespräche mit Ihren Kollegen? Finden Sie heraus, was Ihnen die meiste Zeit raubt und räumen Sie solche Aktivitäten langsam aus dem Weg. Der größte Zeitfresser ist aber immer noch die E-Mail-Kommunikation. Nehmen Sie sich maximal 2-mal am Tag Zeit für Ihre E-Mails und beantworten Sie gleich alle in einem Zug. Wenn Sie sie jedes Mal gleich nach dem Eintreffen öffnen und beantworten, geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Sie müssen sich dann immer wieder neu in die unterbrochene Aufgabe einarbeiten.

Das Eisenhower-Prinzip

Kennen Sie schon das Eisenhower-Prinzip? Wenn nicht, dann machen Sie sich unbedingt vertraut damit. Beim Eisenhower-Prinzip nehmen Sie sich in der Früh 10 Minuten für die Aufgabenplanung Zeit. Dabei unterteilen Sie die Aufgaben in wichtige/unwichtige sowie in dringende/nicht dringende. Halten Sie alles schriftlich fest. Am Ende ergeben sich 4 Aufgabengruppen:

  • Wichtige und dringende Aufgaben
  • Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
  • Unwichtige, aber dringende Aufgaben
  • Unwichtige und nicht dringende Aufgaben

Anhand der 4 Gruppen können Sie ganz einfach erkennen, welche Prioritäten Ihre geplanten Aufgaben besitzen. Zudem können Sie zwischen wichtigen und unwichtigen sowie dringenden und nicht dringenden Aufgaben unterscheiden und unnötige Aktivitäten erkennen und eliminieren.

ToDo-Liste erstellen

Nachdem Sie mit dem Eisenhower-Prinzip die Prioritäten Ihrer Aufgaben festgelegt haben, sollten Sie sich eine ToDo-Liste anlegen. Gehen Sie am Beginn Ihres Arbeitstages alle Aufgaben gedanklich durch und halten Sie diese schriftlich fest. Nehmen Sie sich dazu ausreichend Zeit! Neben der reinen Auflistung der einzelnen Aufgaben sollten sich Sie auch Gedanken darüber machen, wie viel Zeit Sie für die Aufgaben veranschlagen werden. Mit einer fertigen ToDo-Liste haben Sie alles im Überblick und behalten so den Fokus auf das Wesentliche.

Sich selbst motivieren

Ein leider zu oft vernachlässigter Faktor ist die Selbstmotivation. Wie motiviert man sich selbst? Forschungen haben gezeigt, dass Belohnungen die eigene Motivation erheblich beeinflussen können. Ein Abendessen in Ihrem Lieblings-Restaurant oder ein Kinoabend nach einem anstrengenden Arbeitstag kann wahre Wunder bewirken. Überlegen Sie sich also jeden Morgen während der Aufgabenplanung, was Ihnen am Ende des Tages als Belohnung zusteht und erfüllen Sie sich diese. Wichtig dabei ist, dass Sie sich nur dann belohnen, wenn Sie die geplanten Aufgaben auch wirklich durchgeführt haben.

Bildnachweis: BrAt82 / shutterstock.com

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